Samenaankoop
overheidsopdrachten

Al sinds 1987 organiseert Koopkoepel groepsaankopen voor zorg- en welzijnsvoorzieningen in Vlaanderen en het Brussels Gewest. Zo willen we voor overheidsopdrachten het beste product aan de beste prijs op de juiste plaats verkrijgen.

Wij sluiten raamovereenkomsten met leveranciers en dienstverleners en hebben op dit moment overeenkomsten voor zo’n 70 productgroepen (diensten, investerings- en verbruiksgoederen). Wij staan in voor de prospectie en marktverkenning en zorgen voor de opmaak van het bestek tot en met de toewijzing. De uitvoering gebeurt per organisatie die op de lopende overeenkomst inschrijft en wordt door Koopkoepel opgevolgd.

Overzicht dossiers

Toegewezen dossiers

koopplanning

Hoe verloopt een dossier?

vraagstelling
prospectie
procedure
beslissing
opvolging

1. vraagstelling

Vanuit een bepaald lid of een groep van leden kan de vraag komen om een bepaald project op te starten.

2. prospectie

Koopkoepel staat in voor de prospectie en marktverkenning. Afhankelijk van de complexiteit van een dossier, bijvoorbeeld voor de aankoop van energie of telefonie, doen we beroep op externe specialisten. We proberen het antwoord te vinden op volgende vragen:

Is er in meerdere voorzieningen behoefte aan het gevraagde?
Is het een meerwaarde om hiervoor een samenaankoop op te zetten?
Zijn er geschikte aanbieders voor?
Welke is de optimale manier om dit in de markt te zetten?

3. procedure

Het bestuursorgaan oordeelt of het opportuun is om de opdracht aan te vatten op basis van het resultaat van de prospectie. Indien positief wordt een projectleider en zo nodig een projectcommissie aangesteld om het project samen met de dossierbeheerder op te starten.

Elke voorziening beslist individueel of zij geïnteresseerd is in de opdracht en dus m.a.w. inschrijft op het dossier. De inschrijving via de applicatie betekent dat de organisatie gebonden is aan de toewijzing.

Koopkoepel voert samen met de projectleider/projectcommissie de volledige procedure van de overheidsopdracht en doet dat met optimale zorg en professionaliteit. Hierin neemt Koopkoepel steeds zelf de verantwoordelijkheid en volledige aansprakelijkheid op zich.

4. beslissing

Het bestuursorgaan beslist over de toewijzing van een opdracht. Dit wordt bekend gemaakt aan de ingeschreven leden via de applicatie. Van hen wordt verwacht dat zij zich engageren tot de uitvoering en zich actief inzetten voor een vlotte opstart i.s.m. de toegewezen firma.

5. opvolging

Alle bestellingen verlopen rechtstreeks tussen het ingeschreven lid en de leverancier. Problemen in uitvoering (tijdelijke tekorten, tijdelijke alternatieven, facturatie, vertraagde leveringen,...) worden opgenomen tussen klant en leverancier. Bij structurele problemen neemt Koopkoepel actie om de uitvoering bij te sturen en te verbeteren.